1、文件和資料的更改，應由申請更改部門填《文件更改審批單》說明更

改理由，報該文件原審批部門進行審批，特殊情況需指定他人審批時，應向其提供審批所需的背景資料。

2、文控員按《文件更改審批單》要求，對各收文部門的相應文件進行更

改或更換，收回作廢文件并在發(fā)放單中加以記錄。

3、文件經多次更改或使用超過三年時應對文件進行更新，受控文件在發(fā)放新版本的應從所有發(fā)布和使用場所及時收回作廢或撤消失效文件，以防止誤用。需要保留作廢文件時，須在文件首頁上注明“作廢保留”加以標識。